Beider Arbeit mit einem Chatbot wie ChatGPT kommt man irgendwann an den Punkt, an dem man keine Übersicht mehr über bereits erstellte Prompts hat. Wie lässt sich das Problem lösen?
Eine weitere Möglichkeit zur Verwaltung von Chats/Prompts besteht darin, alle Titel und zugehörigen Prompts (evtl. sogar alle Chat-Inhalte) in einer externen Datenbank zu verwalten.
Das kann eine ganz normale Datenbank wie Access, FileMaker oder Ninox sein. Der Vorteil besteht darin, dass in einer solchen Datenbank komplex gesucht werden kann. Außerdem lassen sich alle Einträge nach benutzerdefinierten Kriterien sortieren.
Etwas umständlich ist allerdings die Übernahme der gefundenen Daten in das Fenster von ChatGPT; sie geschieht nämlich über die Zwischenablage. Das heißt, die Daten sind in der Datenbank manuell zu markieren und manuell oder per Skript zu kopieren. Das Einfügen muss dann ebenfalls manuell vorgenommen werden.
Das Kopieren und Einfügen lässt sich durch Makroprogramme wie MacroExpress vereinfachen. Darin kann ein Skript geschrieben werden (recht simpel), das den in der Datenbank markierten Text kopiert, zu ChatGPT wechselt und hier an der Stelle des blinkenden Cursors einfügt. Das Skript kann per Tastenkürzel ausgelöst werden.
Eine stärkere Vereinfachung lässt sich mit dem Programm PhraseVault erreichen. Dabei handelt es sich um eine SQL-Datenbank, die mit hilfreichen Funktionen zur Übernahme von Informationen nach ChatGPT ausgestattet ist:
In ChatGPT wird (während PhraseVault im Hintergrund läuft) die Tastenkombination Strg-. (also Strg und Punkt) betätigt. Dadurch wird eine Verbindung zwischen ChatGPT und PhraseVault hergestellt.
Der Fokus wandert automatisch zu PhraseVault (das also in den Vordergrund kommt).
Das PhraseVault-Fenster zeigt eine Liste aller Chat-Titel. Der Datensatz mit diesem Titel kann darüber hinaus noch den oder die zugeordneten Prompt/s (oder sogar den kompletten Chat-Inhalt) enthalten.
Über das angebotene Suchen-Fenster kann nach beliebigen Begriffen gesucht werden.
Ist der Chat gefunden, dessen Titel (oder dessen Prompts oder Inhalt) den Begriff enthält, braucht der Chat-Titel nur angeklickt zu werden. Anschließend wird die Enter-Taste betätigt und schon steht der dem Titel zugeordnete Prompt im ChatGPT-Fenster. Es ist also nicht nötig, ein zusätzliches Markieren, ein Kopieren und ein Einfügen manuell vorzunehmen. Tests zeigen, dass sich auf diese Weise enorm Zeit sparen lässt.
Sinnvoll ist es in den meisten Fällen, nur einen solchen Datensatz anzuklicken, der ausschließlich einen Prompt enthält, denn es geht meistens um die Übernahme eines vorhandenen Prompts.
Nachteil aller dieser Datenbanklösungen: Jeder Chat-Titel und die ihm zugeordneten Prompts müssen in die Datenbank eingepflegt werden. Am besten erledigt man das sofort, nachdem ein neuer Chat in ChatGPT abgeschlossen ist.
Vorteil: In den genannten Datenbanken (einschl. PhraseVault) kann, falls gewünscht, auch der jeweilige komplette Chat (also die Antworten von ChatGPT) verwaltet werden. Das heißt, man bräuchte, um die Lösung eines Problems zu finden, gar nicht zu ChatGPT zu wechseln, sondern könnte allein in der Datenbank recherchieren. Für eine abgewandelte Variante des Chats (also Änderungen in den Prompts) müssten die gewünschten Daten natürlich nach ChatGPT übernommen werden, um hier einen neuen Chat zu kreieren.
Die Erfahrung zeigt, dass es effektiver ist, nur die Titel und zugeordneten Prompts von Chats zu verwalten und nicht auch noch den kompletten Chat-Inhalt. Denn wenn ein Prompt erst einmal in ChaGPT eingefügt und abgeschickt ist, gibt ChatGPT ja sofort die entsprechende Antwort. Das erneute Abschicken eines Prompts kann sogar ein besseres Ergebnis liefern, weil der Chatbot möglicherweise inzwischen dazugelernt hat.