Autobookmark

mit diesem Programm lassen sich

• Lesezeichen
• Links
• Hervorhebungen

nachträglich und halbautomatisch in PDF-Dateien einbauen!

Dazu nimmt man am besten den Befehl „Bookmark Words from List“.

Vorbereitung:

• IHV aus PDF herauskopieren und in Word einfügen
• in Word sämtliche Seitenzahlverweise und evtl. störende Blanks oder CRs rauswerfen, sodass jede Überschrift komplett in einer Zeile steht
• diese Liste kopieren und in das Fenster des Autobookmark-Befehls „Bookmark Words from List“ einfügen

Durchführung:

• Häkchen können gesetzt werden bei
  • Match whole words only
  • Match text case
  • …
  • im Grunde am besten alle angebotenen Häkchen setzen
• zusätzlich die „Processing Page Range“ einstellen: auf die Seiten, die nach dem IHV kommen (denn das sind die eigentlichen Textseiten, auf denen nach den IHV-Daten gesucht werden soll)
• OK

Die Lesezeichen werden automatisch produziert.

Kontrolle:

• Am besten alle Lesezeichen kurz testen
• Umgekehrt: PDF-Datei vollständig durchblättern und vergleichen, ob zu jeder Überschrift ein Lesezeichen erzeugt wurde

Wenn die Lesezeichen nach der vorstehenden Methode erzeugt werden, befinden sie sich alle auf derselben Ebene. Um die Hierarchie des IHV bei den Lesezeichen abzubilden, müssen die Lesezeichen manuell „zurechtgerückt“ werden: jedes Lesezeichen, das einem anderen untergeordnet werden soll, anfassen, festhalten, nach oben und rechts verschieben, bis eine entsprechende Markierung in Acrobat erscheint, dann loslassen.

Mit dem Befehl Generate Bookmarks können Lesezeichen auf Basis typografischer Merkmale erzeugt werden.

Das Prinzip besteht darin, zunächst Text zu markieren, der die Schriftmerkmale enthält, mit der Lesezeichen einer bestimmten Ebene (z.B. Ebene 1) erzeugt werden sollen. Dann den Befehl Generate Bookmarks aufrufen. Es geht das Hauptfenster auf:

Nach Betätigen der Schaltfläche Add erscheint Fenster, das die Merkmale auflistet und in den man gefragt wird, ob auf dieser Basis eine Lesezeichenebene erzeugt werden soll:

Nach OK landet man wieder im Hauptfenster und die Ebene ist angelegt. Autobookmark erkennt von alleine, welche Ebene man anlegen möchte: Es geht davon aus, dass jede neue Ebene der letzten bereits vorhandenen untergeordnet ist.

Wird nun im Hauptfenster die Schaltfläche OK gewählt, legt das Programm die Lesezeichen an. Funktioniert unglaublich gut.

Wie bei Acrobat im Zusammenhang mit benannten Zielen beschrieben, kennt Acrobat immer die Seitenorganisation eines PDF-Dokuments. Das nutzt AutoBookmark, um automatisch Links auf Seiten zu setzen.

Der Automatismus funktioniert aber nur bei Zahlen als Quellen von Links. Sollen z. B. alle Seitenangaben im IHV oder auch im Index eines Buches mit den zugehörigen Seiten verlinkt werden, so ist das kein Problem. Denn die Seitengaben sind Zahlen, die mehr oder weniger eindeutig als solche zu erkennen sind, weil jede Zifferngruppe für sich steht: mit einem Blank oder einem Komma als Trenner.

Man braucht also AutoBookmark nur zu sagen, in welchen Bereich eines Dokumenmts es nach Zahlen schauen soll, und schon kann es die dort gefundenen Zahlen mit den zugehörigen Dokumentseiten verlinken.

Vorgehen:

• <Zusatzmodule – Links – Generate Links – Link Numbers to Corresponding Pages>
• Page offset: Falls 24 römisch paginierte Seiten vorweg, hier 24 eingeben
• Processing Page Range: Bei „Process Pages“ den Seitenbereich wählen, der die Links erhalten soll, also z. B. den Bereich, in dem der Index steht (etwa 477 to Last)
• Processing Area: auf „Whole Page“ stehen lassen
• Default Link Appearance: kann so gelassen werden (dünne blaue Unterstreichung)

Letzten Endes wird jede gefundene Zahl mit einer Box versehen, der eine Aktion zugewiesen wird, in diesem Fall die Aktion „Gehe zur Seitenansicht ###“, wobei ### für die Seitenangabe steht. In der Definition der Aktion können noch weitere Parameter eingestellt werden, z.B. dass die Box nur einen unteren sichtbaren Rand erhält (wirkt dann wie eine Unterstreichung) oder dass die Ziel-Seitenansicht eine ganze Seite sein soll (und nicht eine 100-%-Ansicht). Das macht AutoBookmark alles automatisch, man kann es aber im Nachhinein ändern.

Das Ändern geht am besten, indem man alle Links in eine Text-Datei exportiert und diese bearbeitet. So können z.B. auf einen Schlag bei allen Links die Definitionen der Aktionen (wie die Größe der Ziel-Seitenansicht) geändert werden. Anschließend wird die Textdatei wieder importiert, und schon stehen die neuen Links zur Verfügung.

Auch dazu siehe Acrobat.
Benannte Ziele können auf mehrere Weisen erzeugt werden:

• aus bestehenden Verknüpfungen
• aus bestehenden Lesezeichen
• per Import aus entsprechend vorbereiteter Textdatei

Sind Links vorhanden, so können diese in benannte Ziele umgewandelt werden.

Aufgepasst: sie werden tatsächlich umgewandelt, d.h., nach dem Prozess funktionieren die Links
nicht mehr!

Mir ist noch nicht klar, wann dieser Weg der Erzeugung benannter Ziele sinnvoll sein könnte. Denn eigentlich ist es ja immer umgekehrt: Benannte Ziele werden benötigt, um Links zu erzeugen!

Sind Lesezeichen vorhanden, so können diese in benannte Ziele umgewandelt werden.

Aufgepasst: sie werden tatsächlich umgewandelt, d.h., nach dem Prozess funktionieren die Lesezeichen 
nicht mehr und sollten gelöscht werden!

Es kommt somit sehr auf die Reihenfolge des Vorgehens an: alle Lesezeichen, die erhalten bleiben sollen, müssen ganz zum Schluss erzeugt werden, wenn keine Konvertierung in benannte Ziele mehr ansteht. Die Erzeugung von Lesezeichen aus dem IHV sollte daher erst ganz am Ende vorgenommen werden.

Benannte Ziele werden u.a. benötigt, um Links aus der Literaturliste am Ende eines Kapitels oder des gesamten Buches in den Text hinein zu erzeugen.

Im Unterschied zu Links, die ja immer auch Info zu den Quellen enthalten (nämlich zur Linkbox), können reine Ziele, nämlich die benannten Ziele, außerhalb des PDF-Dokuments erzeugt und dann importiert werden. Ziele brauchen anders als die Linkboxen keine Koordinaten, sondern lediglich eine Seiteninformation, und die liegt immer vor bzw. man kann sie sich relativ einfach aus dem PDF-Dokument holen: durch manuelles Blättern und Notieren!

Wie eine Textdatei mit benannten Zielen im Detail aussehen muss, kann in der Hilfe zu Autobookmark nachgelesen werden. Im Grunde muss ein Ziel aus drei Angaben bestehen:

• Name
• Seitenzahl
• Typ der Seitenansicht

Und jedes benannte Ziel muss allein in einer Zeile stehen.

• gesamten Index aus PDF-Dokument herauskopieren und in Word einfügen.
• in Word vor die „siehe“-Strings Tabs einfügen
• wichtig: kontrollieren, ob alle Querverwesie erwischt wurden; außerdem: störende Carriage Returns durch Blanks ersetzen
• alles nach Excel rüberheben
• in Excel stehen nun die Querverweise schön getrennt in der zweiten Spalte; alles alphabetisch sortieren, sodass alle Querverweise direkt hintereinander stehen.
• Querverweise markieren, kopieren und in ein zweites Excel-Arbeitblatt einfügen; hier die Doppelten rauswerfen
• nun liegt eine alphabetische Liste mit allen Begriffen vor, die als Namen für benannte Ziele dienen können
• hinter diese Namen (also in der nächsten Spalte des Excel-Blatts) müssen jetzt nur noch die Seitenzahlen eingetragen werden, auf denen die Begriffe im Index zu finden sind; da ein Index ja ebenfalls alphabetisch sortiert ist, sind die Seitenzahlen schnell zugeordnet
• in die nächste Excelspalte füllt man nun noch die Information für die Seitenansicht ein (vgl. AutoBookmark-Hilfe) und speichert die Tabelle als Textdatei ab.
• diese Textdatei kann nun mit AutoBookmark in das PDF-Dokument importiert werden, und schon stehen die gewüschten benannten Ziele zur Verfügung
• nun müssen alle Querverweise einzeln mit einem Link versehen werden, wobei das ganz normale Acrobat-Verknüpfungswerkzeug zum Einsatz kommt; dabei ist links im Navigationsbereich die Liste der benannten Ziele ständig geöffnet, sodass man die jeweilige Link-Aktion rasch zuweisen kann (siehe unten).

Es wird der Weg über Lesezeichen eingeschlagen.

Achtung: erst kontrollieren, ob die Paginierung stimmt; 
falls nicht: mit Paginierungswerkzeug anpassen

Einzelschritte:

• Liste aus PDF herauskopieren und in Excel einfügen
• in Excel „Daten verteilen“, und zwar auf der Basis eines Zeichens, das die Autorennennung von der nachfolgenden Literaturstelle trennt, z.B. des Doppelpunkts
• nun stehen Autoren und Literaturangaben in zwei Spalten (das ganze geht auch in Word per Suchen/Ersetzen); aber aufgepasst: das Einfügen der PDF-Daten in Excel führt dazu, dass längere Literaturangaben über mehrere Zeilen laufen, in denen es nicht zur Verschiebung von Daten in die zweite Spalte kommt
• kompletten Bereich markieren und nach der zweiten Spalte sortieren, damit alle Autorendaten untereinander stehen.
• Autorendaten in erster Spalte kopieren und in Word einfügen
• in Word Autoren vereinzeln, falls mehrere Autoren in einer Zeile stehen; Vornamen abtrennen oder löschen
• Liste in Word alphabetisch sortieren und abspeichern
• Liste komplett kopieren und in Autobookmark einfügen, um Lesezeichen auf der Basis der Wortliste zu erzeugen
• nun können die erzeugten Lesezeichen in benannte Ziele konvertiert werden (ein Befehl in Autobookmark)
• als nächstes werden die Lesezeichen gelöscht, denn sie sind nicht mehr brauchbar
• nun erfolgt die eigentliche Verlinkung:
• in Litliste gehen, Autornamen markieren und mit benannten Zielen verknüpfen (siehe unten).

• Arbeitsbereich mit benannten Zielen aufklappen (links)
• Verknüpfungswerkzeug anklicken
• Rahmen um Quelle ziehen; das Fenster für Verküpfungen geht auf
• bei „Verknüpfungsaktion“ muss „Gehe zu einer Seitenansicht“ gewählt sein; auf Button „Weiter“ drücken
• im nächsten Fenster („Gehe-zu-Ansicht erstellen“) nichts machen, sondern das benannte Ziel links doppelklicken; das Fenster schließt sich und der Link ist erstellt