PDF allgemein

PDF-Programme unterscheiden sich hinsichtlich dreier Punkte:

• Kommentarübertragung nur innerhalb eines Dokuments oder auch zwischen Dokumenten
• Kommentartyp bleibt ein Einfügen erhalten oder wird in anderen Standardtyp (Text durchstreichen, Textbox) umgewandelt.
• Vor dem Kopieren kann Box geschlossen bleiben oder sie muss doppelgeklickt und der Textinhalt muss ausgewählt werden.

• Wenn man auf eine Kommentarbox klickt, lässt sich per rechter Maustaste der Befehl „Text kopieren“ wählen. Anschließend geht man zu einer anderen Textstelle, markiert ein Wort und wählt „Einfügen“. Ergebnis: der Text des Ausgangskommentars wird in eine Kommentarbox der Art „Text ersetzen“ eingefügt.
• Auf diese Weise kann derselbe Kommentartext mehrmals in einem Dokument verwendet werden.
• klappt nur innerhalb eines Dokuments, nicht zwischen Dokumenten

• im Prinzip ähnlich wie bei Acrobat, aber der in der Ausgangsbox enthaltene Text muss komplett ausgewählt und dann kopiert werden. Dann kann man zu einer anderen Stelle gehen und per rechter Maustaste wählen, dass der Text an der Cursorposition eingefügt werden soll.
• Beim Einfügen entsteht automatisch eine Textbox (es sei denn, man erzeugt erst einen neuen Kommentar eines bestimmten Typs und fügt den Text hier ein).
• klappt nur innerhalb eines Dokuments, nicht zwischen Dokumenten

• kein wirkliches Kopieren und Einfügen möglich. Natürlich kann der Text in einem Kommentar markiert und kopiert werden, aber er lässt sich nicht einfach an einer anderen Stelle einfügen. An der Zielposition muss erst ein neuer Kommentar erzeugt werden, um in diesen den kopierten Text einzufügen.

• PDF-XChange ist eines der wenigen PDF-Programme, das den Austausch von Kommentaren zwischen Dokumenten zulässt.
• Wird die Kommentarbox einfach angeklickt, während sie geschlossen ist, und dann kopiert, bleibt der Typ des Kommentars (z. B. Hervorhebenmarkierung) beim Einfügen erhalten; das gilt sowohl innerhalb eines Dokuments als auch zwischen Dokumenten. Beim Einfügen erhält die Box Koordinaten, die in der Nähe der ursprünglichen liegen (immer auf die linke obere Ecke einer Seite bezogen). Nachteil: Handelt es sich um eine Box vom Typ „geschlossener Kommentar“ (wie z. B. die Hervorhebenmarkierung), kann sie nicht verschoben werden.
• Wird eine geschlossene Kommentarbox doppelgeklickt, kann ihr Textinhalt ausgewählt und kopiert werden; anschließend können zwei Dinge gemacht werden:
  • man wählt einfach direkt Strg-v: nun wird automatisch eine Textbox mit dem Textinhalt erzeugt; das gilt sowohl innerhalb eines Dokuments als auch zwischen Dokumenten: Vorteil der Textbox: sie kann verschoben werden; auf diese Weise lässt sich die Box in der Nähe der Textstelle positionieren, zu der sie gehört.
  • man erzeugt zunächst einen Kommentartyp der Wahl und fügt den Text aus der Zwischenablage hier ein.
• Konsequenz für das PDF-Indexing: Die Kommentare (letztlich die Index-Einträge) können vom PDF der Vorauflage in das aktuelle PDF übertragen werden!

• bietet eine Mischung aus PDF-Xchange und Nuance PowerPDF: Kommentare können angeklickt und direkt kopiert werden (das heißt, es muss nicht erst in die Kommentarbox hineingegangen und der vorhandene Text ausgewählt werden); beim Einfügen entsteht immer eine Textbox.
• klappt sowohl innerhalb eines Dokuments als auch zwischen Dokumenten

Bei PDF-Dateien war es gefühlt bis vor wenigen Jahren nicht möglich, innerhalb einer Datei bei der Suche Boolesche Abfragen, also UND und ODER-Verknüpfungen, zu verwenden. Das funktionierte nur bei der Suche in mehreren Dateien, die alle in ein und demselben Ordner lagen.

Eine Mischung aus beiden Booleschen Abfragen bietet die sog. Umgebungssuche, auch Näherungssuche genannt oder englisch Proximity Search. Der entscheidende Punkt dabei ist die Angabe des Wortabstands. Das heißt, es werden zwei oder mehr Suchbegriffe eingegeben, und die Fundliste führt nur Fundstellen auf, die innerhalb des vorgegebenen Wortabstands liegen. Dadurch lässt sich die Länge der Fundlisten drastisch verkürzen, wodurch einer der Nachteile von Volltextsuchen - eben die langen Fundlisten, durch die man sich klicken muss - entfällt.

Die Handhabung der Umgebungssuche unterscheidet sich von PDF-Programm zu PDF-Programm. Untersucht habe ich Acrobat, Foxit und PDF-XChange. Acrobat und Foxit sind relativ ähnlich, PDF-XChange ist deutlich anders und gleichzeitig benutzerfreundlicher. Die Vorgehensweisen werden bei den jeweiligen Programmen beschrieben.

Acrobat bietet die Umgebungssuche bereits seit der Version 3 (1997) an, PDF-XChange seit etwa 2016 und Foxit seit etwa 2020.