LibreOffice/OpenOffice

Dies ist die LibreOffice/OpenOffice-Hilfe

Im Internet ist Hilfe zu finden bei:

https://de.libreoffice.org/get-help/documentation/ und http://ooowiki.de/

Voraussetzung: Makro wurde geschrieben oder aufgezeichnet, liegt also vor (vgl. Open-Office-Hilfe: erste_schritte_mit_makros.pdf).

Dann gehe man wie folgt vor:

Menü <Extras - Anpassen - Symbolleisten>, Symbolleiste wählen, die geändert werden soll, und den Button „Hinzufügen“ drücken.

Daraufhin erscheint das Fenster „Befehle hinzufügen“. Die Makros stehen ganz am Ende der Bereichs-Liste.

Makro anklicken und „Hinzufügen“ wählen.

Man landet wieder im Anpassen-Fenster und sieht das Makro als neue Schaltfläche im Unterfenster „Symbolleisteninhalt“. Wenn gewünscht, kann jetzt (geht aber auch später) der Name der Schaltfläche geändert werden: Schaltfläche wählen und rechts den Button „Ändern“ drücken. Im nun aufgehenden Menü den Befehl „Umbenennen“ wählen, den neuen Namen eingeben und (zweimal) OK sagen. Jetzt steht das Makro über die Symbolleiste zur Verfügung.

In OpenOffice ist es nicht möglich (anders als in Word 2003 und älter; aber genauso wie in Word 2010!), Formatvorlagen auf einfache Weise auf Symbolleisten zu legen. Die Entwickler vertreten anscheinend die Philosophie, dass Formatvorlagen ja über den Befehl Menü <Format - Formatvorlagen> und die daraufhin aufgehende Palette zugreifbar sind und dass das vollkommen ausreicht. Das tut es aber nicht. Man kann zwar verschiedene Sätze an Formatvorlagen wählen (z.B. „Benutzervorlagen“), aber es werden immer alle Formatvorlagen eines Satzes präsentiert. Was fehlt, ist die Möglichkeit, nur ganz bestimmte Formatvorlagen anzeigen und per Knopfdruck nutzen zu können. Das geht prinzipiell nur, indem die gewünschten Formatvorlagen (das kann eine Zusammenstellung aus benutzerdefinierten und vorgegebenen Formatvorlagen sein) auf Buttons in einer Symbolleiste gelegt werden. Und genau das ist in OpenOffice nicht auf einfache Weise möglich.

Lösen lässt sich das Problem nur mit Makros. Dazu zunächst für das Zuweisen einer Formatvorlage ein Makro aufzeichnen. Dieses Makro lässt sich dann wie oben beschrieben auf eine Symbolleiste legen.

Wie in Word, ist es auch in OpenOffice möglich, Formatvorlagen in einer Palette anzuzeigen, neue Formatvorlagen von hier aus zu definieren sowie bestehende zu bearbeiten und dem Text zuzuweisen. In der Palette kann kreuzweise selektiert werden: oben kann die Vorauswahl nach Art der Formatvorlage getroffen werden (Absatz-, Zeichen-, Rahmen-, Seiten- und Listen-Formatvorlagen), und unten kann eine Liste aufgeklappt werden, in der man zusätzlich die Wahl nach „Erzeuger“ bzw. nach „Verwendung“ treffen kann (Benutzervorlagen, Alle, Verwendet, Hierarchisch).

Das Zuweisen zu einem vorher gewählten Text kann auf zwei Weisen vorgenommen werden:

• durch Doppelklick auf die Formatvorlage
• im sog. Gießkannenmodus, der sich über einen kleinen Button rechts oben in diesem Paletten-Fenster wählen lässt. Der Cursor wird zu einer Gießkanne, und überall, wo man mit der Gießkanne hinklickt, wird die gewählte Formatvorlage zugewiesen. Vorteil dieses Modus: er bleibt solange aktiv, bis er bewusst ausgeschaltet wird! D.h. man kann den Text durchgehen und einfach überall mit der Gießkanne hinklicken, wo das Format vergeben werden soll. In Word ist Ähnliches mit dem Formatpinsel („Format übertragen“) möglich.

In OpenOffice gibt es neben Absatz-, Zeichen-, Rahmen-, und Listen-Formatvorlagen auch Seitenformatvorlagen. An dieser Stelle ist OpenOffice also professioneller als Word! In Word müssen Seiteneinstellungen nämlich mühsam per Hand oder über ein komplexes Makro zugewiesen werden. Gerade für das Arbeiten mit Dateien, die von unterschiedlichen Autoren zu ein und demselben Werk (man denke an Proceedings-Bände) abgeliefert wurden, ist das eine große Hilfe!

Der Umgang mit Dokumentvorlagen in OpenOffice ist professioneller als in Word.

• Unter Menü <Datei - Dokumentvorlage> können Dokuvorlagen verwaltet und verändert werden.
• Eine neue Datei basiert, wenn man nichts anders wählt, auf der sog. Standard-Dokuvorlage.
• Indem man den Befehl „Öffnen“ wählt und dann eine Dokuvorlage wählt, wird eine neue Datei auf der Basis dieser Dokuvorlage (die nicht die Standard-Dokuvorlage sein muss) erstellt.
• Jede Dokuvorlage kann im Verwaltungstool (s.o.) als Standard-Dokuvorlage festgelegt werden (nicht nur die Normal.dot wie in Word)! Dazu unter Menü <Datei - Dokumentvorlage> eine Vorlage auswählen (einmal anklicken), dann per rechter Maustaste (oder den Button „Befehle“) den Punkt „Als Standardvorlage setzen“ wählen.
• Es gibt keine Normal.dot! Die Standard-Dokuvorlage übernimmt die Rolle der Normal.dot, ist aber im Unterschied zu dieser nicht auf einen Rechner oder Nutzer zugeschnitten, sondern einfach nur eine Vorlagendatei, die wie alle anderen ausgetauscht werden kann.
• Das Zuweisen einer Dokuvorlage zu einem existierenden Dokument geschieht über das Formatvorlagenfenster!. Menü <Format - Formatvorlagen>, dann rechts das Menü aufklappen und den Befehl „Vorlage laden“ wählen. Im daraufhin aufgehenden Fenster kann per Checkmarken bestimmt werden, welche Bestandteile der Dokuvorlage geladen werden sollen:
  • Text
  • Rahmen
  • Seiten
  • Nummerierung
  • Überschreiben
• Über den Befehl „Vorlage laden“ können auch die Bestandteile anderer OO-Dokumente geladen werden. D.h., im Grunde kann jede beliebige OO-Datei als Vorlage dienen!
• Besonders erwähnenswert: Im Unterschied zu Word können auch die Seiteneinstellungen anderer Vorlagen übernommen werden!.
• Unter Menü <Extras - Optionen - OpenOffice.Org - Pfade> kann der Pfad zu den eigenen Dokuvorlagen geändert werden. Das Gute: es können beliebig weitere Pfade hinzugefügt werden! D.h. anders als in Word gibt es nicht nur einen möglichen Pfad, sondern viele!

Im Prinzip läuft alles ähnlich wie in Word, lediglich zwei Unterschiede müssen hervorgehoben werden:

1. In OpenOffice sind sämtliche Sonderzeichen und Muster über reguläre Ausdrücke such- und ersetzbar!

Das heißt, wenn nach Sonderzeichen (z.B. nicht druckbaren Zeichen wie Absatzmarke oder Tabulator) gesucht werden soll, sind zunächst im Suchen-/Ersetzen-Fenster „Mehr Optionen“ zu wählen, und in dem dann zur Verfügung stehenden Bereich ist die Checkmarke bei „Regulärer Ausdruck“ zu setzen. Jetzt wertet OpenOffice jede Eingabe als Muster.

Die komplette Liste der standardmäßigen regulären Ausdrücke ist in der OpenOffice-Hilfe zu finden. Hier seien lediglich einige wichtige beschrieben, weil sie sich aus den Hilfeangaben nicht direkt erschließen:

• Suche nach Absatzmarke (harter Return): $
  • ^$ Suche nach einem „leeren“ Absatz, also Suche nach Leerzeile
  • ^. Suche nach dem ersten Zeichen eines Absatzes
  • .$ Suche nach dem letzten Zeichen eines Absatzes
• Ersetze durch Absatzmarke (harter Return): \n ¹⁾
• Suche nach Zeilenschaltung (weicher Return): \n
• Ersetze durch Zeilenschaltung (weicher Return): ²⁾
• Suche nach Tabulator: \t
• Ersetze durch Tabulator: \t
• Ersetze durch „Suchen-nach-Text“ (vgl. ähnl. Befehl in Word): &
• Klassen von Zeichen (nach diesen kann nur gesucht werden; um sie z.B. durch sich selbst zu ersetzen, könnte mit dem &-Ausdruck gearbeitet werden):
  • [:space:]? beliebige Leerstelle (also z.B. Leerzeichen)
  • [:cntrl:]? beliebiges nicht-druckbares Zeichen (also z.B. Tabulator oder weiche Zeilenschaltung)
    

2. Suche nach Feldern/Variablen/Objekten ist nicht auf einfache Weise möglich. Im Standardrepertoire gibt es keine Codes für die unterschiedlichen Felder/Objekte. So lässt sich z. B. nicht direkt nach Fußnoten oder Grafiken suchen (in Word wäre das ^f für ein Fußnotenfeld oder ^g für eine Grafik). Was aber geht:

• Den sog. Navigator aufrufen (per F5) und mit ihm von einem Objekt zum nächsten springen. Das entspricht im Wesentlichen der Gehezu-Funktion von Word.
• Zusätzlich kann ein Makro angelegt werden, mit dem sich das Navigieren aufzeichnen lässt. Dem Makro kann ein Tastenkürzel zugewiesen werden, oder es wird auf eine Symbolleiste gelegt und ist dann per Maus aufrufbar.
  

Hilfe zu Suchen/Ersetzen mit regulären Ausdrücken:
http://wiki.services.openoffice.org/wiki/Documentation/How_Tos/Regular_Expressions_in_Writer

Durch das Addon AltSearch („Suchen&Ersetzen-Alternative für Writer“) wird das Suchen und Ersetzen wesentlich erleichtert und erweitert:

Dieses Addon erfüllt, wie man bereits anhand der obigen Bilder sieht, auch die meisten Anforderungen im Zusammenhang mit Feldern/Variablen/Objekten. Es sind sogar vorgefertigte Suchen möglich (wie [::BigBlock::]), deren Muster in Word erst entwickelt werden müssten. [::BigBlock::] bedeutet einfach, dass alles zwischen zwei Textstrings gefiunden werden soll. Man würde also z. B. in der Suche eingeben: Abc[::BigBlock::]xyz, und gefunden/markiert würde der gesamte Text (auch über mehrere Absätze oder Seiten hinweg), der sich zwischen Abc und xyz befindet. Das Muster in Word nachzubauen, wäre allerdings trivial: Abc*xyz.

Dokumentation zu AltSearch: http://macrojtb.hys.cz/HelpAltSearch_en.html

Anders als in Word, sind in OO/LO Silbentrennung und Benutzerwörterbuch miteinander verbunden. D.h.,im Benutzerwörterbuch können bedingte Trennstriche gesetzt werden (genauso, wie man es auch von Layoutprogrammen her kennt).

Ein bedingter Trennstrich wird im Benutzerwörterbuch durch ein Gleichheitszeichen „=“ eingegeben.

Geht „indirekter“ als in Word. Zwei Schritte sind nötig:

1. Es muss angegeben werden, welche Absatz-Formatvorlage als Bezug für den Kolumnentitel genommen werden soll:
   • Menü <Extras - Kapitelnummerierung>; hier bei „Absatzvorlage“ die gewünschte Vorlage wählen. Soll zusätzlich eine Nummer vorangestellt werden, dann kann auch das hier gewählt werden (wirkt sich nicht nur auf den Kolumnentitel, sondern auf alle Absätze im Text aus, die mit der Absatzvorlage formatiert wurden).
2. In die Kopfzeile ist nun ein Feld einzufügen: In Kopfzeile klicken und dann wählen: Menü <Einfügen - Feldbefehl - Andere>; nun auf dem Reiter „Dokument“ den Feldtyp „Kapitel“ anklicken und rechts bei Format z.B. „Kapitelname“ wählen. Fertig.

Soll nur ein Teil einer Überschrift in den Kolumnentitel wandern, so ist in OpenOffice etwas zu tricksen. Es können (anders als in Word) keine Bezüge zu Zeichenformaten hergestellt werden; daher gibt es nur eine Möglichkeit, das Problem zu lösen: Es muss zusätzlich mit einem Überschriften-Absatzformat gearbeitet werden, bei dem als Schriftformat „verborgen“ definiert ist. Beim Bezug zu einem solchen Überschriften-Format wird im Kolumnentitel trotzdem alles angezeigt! Das wäre in Word nicht der Fall, denn dort werden nur solche Texte im Kolumnentitel angezeigt, die im Dokument nicht verborgen formatiert sind. Die OpenOffice-Programmierer haben auf den Bezug zu Zeichenformaten verzichtet und dafür die Anzeige von verborgen formatierten Überschriften im Kolumnentitel zugelassen - ist auch OK!

Vorgehen wie folgt:

1. Überschrift-Format mit verborgenem Text definieren (z.B. mit dem Namen „koltitel“).
2. Im Dokument vorhandene Überschrift kopieren und am besten in der Zeile direkt darüber noch einmal einfügen. Die Überschrift liegt jetzt also tatsächlich doppelt vor!
3. Den nicht gewünschten Text in dieser Überschrift löschen.
4. Das Format „koltitel“ zuweisen. Wird nun die Anzeige der Sonderzeichen ausgeschaltet, verschwindet diese Überschrift; d.h., sie trägt nicht zum Layout und nicht zum Umfang bei!
5. Nun die beiden oben beschriebenen Schritte zum Erzeugen des lebenden Kolumnentitels durchführen; dabei „koltitel“ als Referenz angeben. Fertig.

Die meisten Felder, die es in Word gibt, finden in OpenOffice/LibreOffice eine Entsprechung (und werden somit auch richtig konvertiert). So entspricht z. B. das Feld Nummernkreis von OO/LO dem Feld SEQ von Word.

Feld einfügen: Menü <Einfügen - Feldbefehl>, dann eines der direkt angebotenen Felder auswählen oder auf Weitere Felder gehen. Alternativ: <Strg-F12>.

Feldschattierung ein-/ausschalten: Menü <Ansicht - Feldhinterlegungen> oder <Strg-F8>

Umschalten von Feldnamen-Ansicht zu Feldinhalts-Ansicht: Menü <Ansicht - Feldnamen> oder <Strg-F9>

Felder aktualisieren: Menü <Extras - Aktualisieren - Felder> oder F9

Das Format von OpenOffice ist XML. Welche Konsequenezen das hat, kann beim entsprechenden Artikel zu Word 2007 nachgelesen werden.

aus einem SfEP-Post (20.4.17):

My experience with the exchange of odt and doc (also docx and docm) files is that everything depends on the versions used.

• Open Office 3 as well as Libre Office 3 and higher can read Word files (doc, docx, docm, until 2016, Windows and Mac). TC (Track Changes) and comments usually are preserved (that means: can be seen and used), but macros disappear.
• Open Office 3 and higher can save files in doc format (also in rtf format), but not in docx or docm format. When these doc (or rtf) files are opened in Word, TC and comments are preserved, but some formatting may be lost (because of the old doc and rtf format).
• Libre Office 3 and higher can save files in doc format (also in rtf) as well as in docx format (not in docm format), docx should be the preferred format. When these docx files are opened in Word, TC and comments are preserved, formatting should be ok.
• Word 2007 fails to open some odt files.
• Word 2010 and higher can open odt files. TC is lost (all acepted), while comments remain.
• Word 2010 and higher can save files as odt. When opened in Open Office or Libre Office, TC is lost (all acepted), while comments remain.

Conclusion: with regard to TC only the pair Libre Office 3 and higher/Word 2010 and higher is working satisfactory. The exchange format has to be docx. All other formats lead to a loss of information.