Eine E-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im XML-Format. Zurzeit existieren zwei wesentliche Wege, um zu einer E-Rechnung zu kommen:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
• XRechnung

Bei ZUGFeRD wird neben der XML-Datei immer eine PDF-Datei miterzeugt, sodass es ohne Aufwand möglich ist, die Rechnungsdaten anzuschauen (eben in der PDF-Datei).

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Um sie anschauen zu können, benötigt man ein spezielles Programm, dass die XML-Daten der Rechnung auslesen und darstellen kann.

Voraussetzung für die Erzeugung einer E-Rechnung ist die Pflege der Daten in einem System, das Daten in speziellen Feldern vorhält. Das kann ein Buchhaltungsprogramm sein oder aber auch ein anderes spezialisiertes System. Ab 1.1.2025 besteht im B2B-Bereich die Pflicht, E-Rechnungen zu verschicken, und alle bekannten Buchhaltungsprogramme (wie lexoffice oder sevdesk) werden in der Lage sein, E-Rechnungen per ZUGFeRD- und XRechnung zu erzeugen.

Es gibt auch Systeme, wie gotomaxx (https://www.gotomaxx.com/), die es ermöglichen, auf Basis von üblichen Word- oder Excel-Dateien, E-Rechnungen zu erzeugen. Dazu sind Buchhaltungsprogramme meiner Kenntnis nach nicht in der Lage. Grundlage ist der PDF-Druckertreiber, der beim Installieren eines Systems wie gotomaxx mitinstalliert wird. In diesen Druckertreiber werden die Word- oder Excel-Daten hineingedruckt (anstatt sie über einen anderen PDF-Druckertreiber oder direkt auf den physisch vorhandenen Drucker auszugeben). Bei einer solchen PDF-Datei versucht das System, rechnungsrelevante Daten automatisch zu erkennen. Im Hintergrund des Systems liegt eine Datenbank, die alle Felder enthält, die für eine E-Rechnung von Bedeutung sind. Zur Erkennung bieten die Systeme Unterstützung durch KI-Funktionen an. Erkannte Daten werden sofort in der Datenbank abgelegt, und im PDF werden sie hervorgehoben. Nicht erkannte, aber trotzdem relevante Daten können in der PDF-Datei markiert und manuell den passenden Feldern zugewiesen werden.

Das heißt, man könnte grundsätzlich auf eine Buchhaltungssoftware verzichten und Word- oder Excel-Daten mit einem System wie gotomaxx verarbeiten, um gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erzeugen.

Sowohl Buchhaltungsprogramme als auch Systeme wie gotomaxx bieten über das reine Erzeugen von E-Rechnungen hinaus noch eine Archivierung an. Die Archivdaten müssen drei Kriterien erfüllen:

• gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (zurzeit 10 Jahre)
• die PDF-Dateien müssen im PDF/A-Format gespeichert werden
• die XML-Daten müssen so abgelegt seien, dass sie nicht nachträglich geändert werden können.

Bei Archivierung auf dem eigenen Rechner müsste man selber dafür sorgen, dass die Daten diesen Anforderungen genügen. Das gelingt allerdings nur zum Teil. Damit die Daten über einen langen Zeitraum zugänglich sind, müssten sie manuell oder per automatischer Datensicherung auf separaten Festplatten oder in der Cloud (etwa Dropbox) abgelegt werden. Dass die Daten nicht geändert werden können, lässt sich manuell nur mit Aufwand einrichten. Bei der Nutzung der Archivfunktion von Buchhaltungssoftware oder Systemen wie gotomaxx werden die Daten dagegen automatisch sofort nach dem Versand einer Rechnung auf dem Server des Anbieters archiviert, und zwar in den korrekten Formaten (ZUGFeRD-Daten als XML plus PDF, XRechnung-Daten als XML) und garantiert unveränderbar.

Zu beachten ist noch, dass es nicht nur um die Erzeugung von E-Rechnungen geht, sondern auch darum, XML-Daten lesbar darzustellen. Denn es kann passieren, dass eine Eingangsrechnung als XRechnung geschickt wird (also als reine XML-Datei). Dann muss man die Möglichkeit haben, sie überhaupt anschauen zu können. Sowohl bei Buchhaltungssoftware als auch bei Systemen wie gotomaxx ist ein XML-Betrachter eingebaut.

Buchhaltungsprogramme wie lexoffice bieten gegenüber Systemen wie gotomaxx allerdings auch Vorteile: mit ihnen lassen sich ganz andere Aufgaben erledigen, zum Beispiel

• Mahnungen und Zahlungserinnerungen,
• Umsatzprognosen,
• Einnahmen/Überschussrechnung,
• DATEV-Export
• Abschlagsrechnungen
• EU-Rechnungen.

Sowohl bei Buchhaltungsprogrammen als auch bei Systemem wie gotomaxx ist es möglich, die Rechnungsdaten mit Metadaten zu versehen, sodass man im Rechnungs-Datenbestand auf einfache Weise suchen kann.

Die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware oder ein System wie gotomaxx hängt auch vom Preis ab.

• lexoffice kostet in der umfangreichsten Version 29,90 EUR pro Monat, ausreichend für uns Lektorinnen und Lektoren wäre die mittlere Version mit 19,90 EUR pro Monat.
• gotomaxx kostet als Einzellizenz 79,90 EUR pro Monat, als Netzwerklösung für 3 User 129,90 EUR pro Monat.

Neben den genannten Systemen gibt es noch sog. Generatoren für XRechnungen, die vorgefertigte Formulare anbieten (meistens online), in die hinein man seine Daten eingeben und daraus eine XRechnung erzeugen kann. Sie bieten aber keine gesetzeskonforme Archivierung an. Eine Übersicht über solche Generatoren ist z. B. bei

https://www.gruenderkueche.de/fachartikel/xrechnung-erstellen-so-funktioniert-es-diese-tools-gibt-es/

zu finden.

Ein sehr interessanter und dazu noch kostenfreier Generator ist der von pdf24.org:

https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen

Mein erster Eindruck:

• positiv: sehr einfach zu bedienen, neben XRechnung kann auch ZUGfERD-Rechnung erstellt werden; andere abgespeicherte Rechnung kann als Muster geladen und mit neuen Daten versehen werden
• negativ: keine Archivierung gemäß

https://www.lexoffice.de/

• Buchhaltung
• E-Rechnung

mit sevdesk vergleichbar, aber einfacher in der Handhabung

Gute Übersicht und Bewertung: https://www.youtube.com/watch?v=It6Qmy9EwJw

• Kundendaten inkl. der Kundennummern können importiert werden
  • Dazu müssen die Feldnamen der zu importierenden Daten mit den Feldnamen der lexoffice-Muster-Kundendatei übereinstimmen (siehe https://support.lexoffice.de/de-form/articles/2112664-anleitung-zum-import-von-kontakten-kunden-und-lieferanten)
  • Falls schon testweise Kundendaten und evtl. Belege dazu angelegt wurden, müssen diese vor dem Import gelöscht werden, weil es sonst einen Konflikt bei der Kundennummer gibt.
• Nachträgliche/r Erfassung/Import von Daten vergangener Jahre:
  • Anwort des lexoffice-Chatbots: Ja, Sie können Bankdaten und Belege nachträglich in lexoffice erfassen und auswerten. Für Bankumsätze können Sie eine CSV-Datei von Ihrer Bank exportieren und in lexoffice importieren. Bei Belegen laden Sie diese über „Beleg hinzufügen“ hoch und erfassen das korrekte Belegdatum aus dem, betroffenen Jahr. Für Auswertungen nutzen Sie die Buchhaltung - EÜR oder GuV und wählen dort das Jahr aus. Alternativ können Sie unter Einstellungen - Export verschiedene CSV-Dateien herunterladen und in Excel auswerten. Belege können Sie auch direkt exportieren unter Einstellungen - Export - Meine lexoffice-Daten herunterladen.

https://sevdesk.de/

• Buchhaltung
• E-Rechnung

mit lexoffice vergleichbar (aber nicht so intuitiv)

https://www.papierkram.de/

• Buchhaltung
• E-Rechnung

mit orgamax.de vergleichbar

https://www.gotomaxx.com/

• Buchhaltung: bedingt
• E-Rechnung: besonders stark:
  • Ausgabe gemäß ZUGFeRD oder XRechnung
  • Entgegennahme und Anzeige von ZUGFeRD- und XRechnung-Daten
  • Einlesen und halbautomatisches Verarbeiten von Word- oder Excel-Dokumenten; die eingebaute KI-Funktion schafft angeblich eine korrekte Erkennung und Kategorisierung der Daten von bis zu 90 %.
  • Batch-Verarbeitung von Serien-Ausgangsrechnungen oder anderen Serienbelegen.

https://www.orgamax.de/

• Buchhaltung
• E-Rechnung

mit papierkram.de vergleichbar