Hier scheinen wirklich die Experten zugange zu sein:

http://answers.acrobatusers.com

Fragen können allerdings nur gestellt wenn man eine Adobe-ID hat. Zur Not muss man sich ad hoc registrieren.

Die Seite ist in englischer Sprache, aber der Vorteil: Die Leute reagieren tatsächlich innerhalb von wenigen Minuten!

This could be due to networking problems. Try the following (one change at a time, so what we know what actually caused the problem when it goes away):

• Open Reader's preferences and go to the „General“ category. Uncheck the two „Show online storage…“ options. This will not connect to Adobe's „Document Cloud“ when you try to open a document.
• Open Reader's preferences and go to the „Documents“ category. Set the number of files in the recently used list to 1 (this will remove all your files that you have recently used from that list). If this fixes your problem, then there may be something wrong with one of the files that you've recently used (e.g. a network drive no longer being available).
• Open Reader's preferences and go to the „Security (Enhanced)“ category and set „Protected View“ to „Off“ and uncheck „Enable Enhanced Security“.

Tipp von:

Karl Heinz Kremer
PDF Acrobatics Without a Net
PDF Software Development, Training and More…
http://www.khkonsulting.com

• Schreibmaschinenwerkzeug heißt jetzt Textkommentar hinzufügen, von seiner Funktion her ist es gleich geblieben. <Kommentar - Anmerkungen>
• Text hinzufügen ist ein neues Werkzeug, das als Ersatz für Strg-Alt-Klick dient. Man kann damit an beliebiger Stelle neuen Text hinzufügen, der - anders als beim Schreibmaschinenwerkzeug - nicht als Kommentar verwaltet wird, sondern tatsächlich eine Veränderung des Dokuments darstellt. <Werkzeuge - Inhaltsbearbeitung>
• Bild hinzufügen ist ebenfalls ein neues Werkzeug, das es ermöglicht, beliebige Bilddateien in eine PDF-datei zu integrieren. <Werkzeuge - Inhaltsbearbeitung>
• TouchUp-Werkzeuge gibt es nicht mehr; sie sind zusammengefasst in einem neuen Werkzeug, das Texte und Bilder Bearbeiten heißt. <Werkzeuge - Inhaltsbearbeitung>
• Textbearbeitung erlaubt jetzt den Neuumbruch des Textes innerhalb der jeweiligen Textbox (leider nicht auf ganzer Seite)
• Jetzt ist nicht nur Suchen, sondern auch Ersetzen von Text möglich: Strg-f (für „Suche“), dann im Suchen-Fenster die Ersetzen-Funktion aufrufen
• Was nach wie vor fehlt, ist eine allgemeine Suchen/Ersetzen-Funktion für Objekte, so, wie es in PitStop gelöst ist.
• Werkzeug Objekt bearbeiten existiert noch und ist von den Funktionen her unverändert geblieben! <Werkzeuge - Druckproduktion>

Siehe:

https://helpx.adobe.com/de/acrobat/using/keyboard-shortcuts.html#keys_for_working_with_comments

Mit Acrobat X/XI hat sich die Erzeugung von PDFs aus Word heraus noch einmal verändert, und zwar zum Schlechten hin!

• Was man auf keinen Fall mehr tun sollte, ist das direkte Drucken in den Adobe-PDF-Druckertreiber.
• Tests haben ergeben, dass sich die Bildqualität dabei nicht mehr beeinflussen lässt! Word überschreibt anscheinend sämtliche Druckereinstellungen. Es kommt immer eine Auflösung von max. 220 dpi heraus, und das obwohl in den erweiterten Word-Optionen das Häkchen bei „Bilder nicht in Datei komprimieren“ gesetzt ist (also eigentlich die Original-Bildauflösung wirken sollte).
• Weitere Tests haben gezeigt, dass man durch Erzeugen einer Postscript-Datei zwar wieder alle Beeinflussungsmöglichkeit hat (die PS-Datei wird anschließend mit dem Distiller in PDF umgewandelt), aber Word lässt den Druck von nur einer Seite zu! D.h., bei mehr- oder vielseitigen Dokumenten scheidet dieser Weg von vornherein aus.
• Erstaunlicherweise lassen sich gute Ergebnisse erzielen und hat man wieder alle Beeinflussungsmöglichkeiten, wenn man den PDFMaker verwendet! Dessen Einstellungen wirken auch, wenn man den Befehl „Als Adobe PDF speichern“ wählt. Anscheinend hat Adobe versucht, in Word eine ähnliche Handhabung für die PDF-Erzeugung hineinzubringen wie in Layoutprogrammen. In InDesign z.B. ist der Standardweg zur Erzeugung von PDFs auch nicht das Drucken in den AdobePDF-Treiber, sondern das Wählen des Befehls „AdobePDF-Vorgaben“.
  

In Word lassen sich auch beim „Speichern unter - PDF“ alle Schriften einbetten, und zwar, indem bei den PDF-Optionen (nach Wählen des Befehls „Speichern unter“) das Häkchen bei „ISO … (PDF/A)“ gesetzt wird! D.h., man erzeugt eine PDF/A-Datei, deren wichtigstes Kennzeichen der Schutz vor Veränderungen ist. PDF/A ist die Archivvariante von PDF und als solche müssen automatisch alle Schriften eingebettet werden, zumindest alle Schriftuntergruppen, also die Zeichen einer Schrift, die im Dokument verwendet wurden. Zum professionellen Drucken ist aber mehr als die Untergruppen nicht nötig.

In Acrobat X hat sich die Menüstruktur im Vergleich zu Acrobat 9 komplett geändert.
Wichtige Befehle:

Weitere Befehle:

• Unter MacOS 10.7 (evtl. auch unter 10.8) bereitet die Zwischenablage Probleme: Bilder, die als Screenshot außerhalb von Acrobat oder auch mit dem Schnappschusswerkzweug von Acrobat erzeugt wurden, besitzen anscheinend ein Zwischenablageformat, das Acrobat nicht zum Einfügen (Strg-v oder Stempelwerkzeug) verwenden kann. Man muss solche Bilder zunächst in ein anderes Programm (z.B. Word) einfügen und das dort eingefügte Bild erneut kopieren. Dann hat die Zwischenablage ein Format, das Acrobat versteht.
  • Erstaunlicherweise hat die Funktion „PDF aus Zwischenablage erzeugen“ kein Problem mit der Zwischenablage.

Dieser Import setzt voraus, dass die PDF-Datei zuvor per PDFMaker aus Word erzeugt wurde! Doch auch das reicht nicht! Bei der PDF-Erzeugung muss das Häkchen bei „Erweiterte Tag-Einstellungen aktivieren“ (Reiter „Word“ der PDFMaker-Grundeinstellungen) gesetzt worden sein! Denn nur dann wird die Struktur der Word-Datei mit allen Formatvorlagennamen an Acrobat übergeben und in die PDF-Datei eingebaut (die Tags kann man sich im Navigationsbereich einer PDF-Datei links anzeigen lassen) . Das aber scheint (vgl. Ted Padova Acrobat Bible) immens wichtig zu sein, damit Word beim Rückimport der PDF-Datei weiß, wohin mit den Kommentaren. Also: immer nur mit richtig getaggten PDFs arbeiten!

In der 64-Bit-Version scheint es immer noch mehr Ungereimtheiten zu geben als in der 32-Bit-Version: Beim Versuch, die Kommentare einer ungetaggten PDF-Datei zu importieren, kam es zu einem heftigen Absturz. Das Com-Addin des PDFMakers ließ sich danach nicht mehr laden! Mit anderen Worten: der PDFMaker stand nicht mehr zur Vefügung! Auch die Reparatur der Acrobat-Installation brachte nichts. Zum Glück ist das Laden des Addins userabhängig. D.h., auf demselben Rechner braucht man nur den Benutzer zu wechseln und kann dann - als anderer User - wieder mit dem PDFMaker arbeiten.

• PDFs in diesem Format (Archivformat) können nur schreibgeschützt geöffnet werden. Will man sie nachträglich ändern, kann man sie erneut in PDF drucken. Zumindest ab Acrobat XI lässt sich auch direkt aus der Datei heraus die Bearbeitung aktivieren; sicherheitshalber sollte die Datei dann unter einem anderen Namen abgespeichert werden, damit die Originaldatei erhalten bleibt.
• PDF/A-Dokumenten ist der Schreibschutz nicht anzumerken; ruft man die Dateieigenschaften auf, so stehen alle Sicherheitsmerkmale auf „zulässig“. Der Schreibschutz ist sozusagen eine inhärente Eigenschaft des Formats!
• PDF/A kann auch direkt aus Word heraus erzeugt werden (ab Word 2010), und zwar indem der Befehl „Speichern unter“ gewählt und die Option „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“ eingestellt wird.
  • Besonderheit: Beim Erzeugen einer PDF/A-Datei werden - ohne dass eine andere Einstellung vorgenommen werden muss - alle Schriften eingebettet!

Den Tipp habe ich auf der AcrobatUser-Seite (siehe oben) erhalten:

Sollen alle Kommentare, die man in einer PDF-Datei angelegt hat, im Nachhinein auf einen Schlag anonymisiert werden, so gehe man wie folgt vor:

• Kommentare in eine fdf-Datei exportieren (im Kommentarmenü: „Alle in Datendatei exportieren“)
• fdf-Datei mit einem Text-Editor öffnen; die Benutzerinformation hat die Syntax </T(Benutzer)> (ohne die spitzen Klammern), also z.B. /T(Walter)
• per Suchen/Ersetzen /T(Benutzer) durch anonyme Information ersetzen, also z.B. durch /T(xy)
• Speichern und schließen
• geänderte fdf-Datei in ursprüngliche PDF-Datei importieren (im Kommentarmenü: „Datendatei importieren“)
• alle vorhandenen Kommentare werden durch die importierten überschrieben, wobei Typ, Anordnung und Inhalt der Kommentare erhalten bleiben; nur die Benutzerinformation lautet jetzt in allen Kommentaren „xy“.

Man könnte natürlich auch jeden Kommentar einzeln ändern, indem man die Eigenschaften bearbeitet. Aber das hieße wirklich, einen Kommentar nach dem anderen aufrufen und ändern. Das wäre äußerst aufwändig.

Wünschenswert wäre zwar noch, auch den Zeitstempel in den Kommentaren ändern zu können, doch das scheint nicht möglich zu sein.

Sehr gut: Das Ganze funktioniert auch mit Acrobat-Alternativ-Programmen wie PDFxChange! (Mit FoxitPhantomPDF klappt es leider nicht.)

Für ein Wiley-VCH-Register (van Eyck) hatten die Hrsg. in den PDFs sämtliche aus ihrer Sicht wichtigen Index-Begriffe markiert. Markierungen in Acrobat besitzen zwei in diesem Zusammenhang unschöne Eigenschaften:

1. sie sind gleichzeitig Kommentare
2. der Begriff, der markiert ist, lässt sich nicht mehr kopieren; immer wenn man draufklickt, geht das Kommentarfenster auf

Konsequenz: Um Begriffe herauszukopieren zu können, müssen die Kommentare gelöscht werden.

Bei vielen hundert oder gar tausend Kommentaren wäre es gut, sie auf einen Schlag löschen zu können. Genau das scheint aber in Acrobat nicht vorgesehen zu sein! Auch die Hilfe gibt nichts dazu her.

Ein einzelner Kommentar lässt sich löschen, indem man ihn anklickt, dann rechte Maustaste und „Löschen“ wählen oder nach dem Klick die Entfernen-Taste drücken oder - bei geöffnetem Kommentar-Bereich (am unteren Bildschirmrand) - den Papierkorb anklicken.

Auch wenn es darum geht, eine große Zahl von Kommentaren zu löschen, muss man so vorgehen! Es gibt keinen Befehl: Alle Kommentare löschen! Allerdings klappt es indirekt doch:

In der Seitenansicht lassen sich mehrere Kommentare hintereinander auswählen, indem man beim Draufklicken gleichzeitig die Strg-Taste drückt. Sind dann alle Kommentare der Seite markiert, einfach die Entfernen-Taste drücken.

Noch schneller geht es im Kommentar-Bereich: ersten Kommentar anklicken, dann in der Liste ganz nach unten gehen, nun erst die Shift-Taste drücken und gedrückt halten und anschließend den untersten Kommentar anklicken. Daraufhin sind alle Kommentare in der Liste markiert und können per Papierkorb oder Entfernen-Taste gelöscht werden.

Manche Kommentare sind „gesperrt“, sodass sie nicht gelöscht werden können. Die Kommentareigenschaften aufrufen und Sperre entfernen.

Bei allen Kommentaren gibt es zwei Möglichkeiten, ihre Eigenschaften anzeigen zu lassen und zu verändern:

• rechte Maustaste auf Kommentar, dann „Eigenschaften“ → damit geht das Eigenschaften-Fenster auf
• mit linker Maustaste Kommentar anklicken (markieren), dann Stg-e → die Eigenschaften-Symbolleiste wird geöffnet

Bei allen Kommentaren, die Text enthalten können (z.B. bei Textfeldern), bietet die Eigenschaften-Symbolleiste die Möglichkeit, den Text zu formatieren, also Schriftgröße, -farbe, -schnitt usw. und einzustellen/zu verändern.

Auf einige Parameter wie Schrift und Schriftgröße kann nur in der Eigenschaften-Symbolleiste Einfluss genommen werden.

Achtung: Bei „Textkommentar einfügen“ kann ein eigenartiger Effekt auftreten: Aufgrund irgendwelcher Tastendrucke oder Kopier- und Einfügeaktionen kann die Schrift eine Deckkraft (Opazität) von weniger als 100 % bekommen. Wenn man dann in den Eigenschaften aus Versehen wählt, dass die aktuellen Eigenschaften zum Standard werden sollen, haben alle zukünftig erzeugten Texte diese Opazität. In den Eigenschaften zu diesem Kommentartyp kann nirgendwo auf die Opazität Einfluss genommen werden, es lassen sich nur Schrift, Schriftgröße, Schriftfarbe und Schriftstil einstellen.

In Acrobat-Forum https://forums.adobe.com/thread/2486290?q=text%20properties wird von dem Problem berichtet. Einzige Lösung, die sogar von mir vorgeschlagen wurde:

• Copy an „Add text comment tool“-field from another PDF-file where it has the rigth properties (no opacity)
• Paste it into the current PDF document
• Open the comments pane, select the text comment and right-click on it
• Select properties and check „Make current properties Default“
• That's it. The next text produced with this tool will be OK.

Menü <Bearbeiten - Einstellungen - Kommentieren>, dann oben rechts die Schriftgröße einstellen.

Die einzigen iPad-Apps, die aus meiner Sicht die Anforderungen von Lektoren und Indexern erfüllen, sind die folgenden:

• iAnnotate
• PDF Pro (Version 3)
• GoodReader

Die Anforderungen an PDF-Apps aus Sicht von Lektoren und Indexern betreffen vor allen Dingen die Kommentarfunktion.

Nur die genannten PDF-Apps bieten einen einigermaßen zufriedenstellenden Komfort hinsichtlich des Arbeitens mit Kommentaren. Wichtig ist es,

• dass Textstellen per Finger-Drüberstreifen markiert werden können,
• dass die Kommentarwerkzeugen dann sofort zur Verfügung stehen und per Einmal-Tippen ausgeführt werden können (also z.B. Hervorhebung durch Einmal-Tippen),
• dass der Inhalt der markierten Textstelle auf einfache Weise in das Kommentarfenster gebracht werden kann,
• dass der Inhalt eines Kommentarfensters bearbeitet werden kann,
• dass eine Liste aller Kommentare zur Ansicht gebracht werden kann
• und dass die bearbeitete PDF-Datei ohne große Umstände verteilt (also lokal oder in der Cloud gespeichert) werden kann.

Diese Anforderungen hören sich nicht so schlimm an, aber die allerwenigstens PDF-Apps bieten sie alle gleichzeitig. Die meisten Apps scheitern daran, dass der Inhalt der markierten Textstelle in das Kommentarfenster gebracht und hier bearbeitet werden kann. Auch von den drei genannten Apps ist nur eine in der Lage, diesbezüglich Einstellungen vornehmen zu können: iAnnotate. Nur diese App lässt sich so konfigurieren, dass der Inhalt der markierten Textstelle automatisch in das Kommentarfenster wandert.

Das heißt bei iAnnotate wird zunächst markiert und dann

• das Kommentarwerkzeug (z. B. Hervorheben) angewendet.

Bei den anderen beiden sind nach dem Markieren vier Schritte nötig:

• Kopieren, dann
• Anwenden des Kommentarwerkzeugs (z B. Hervorheben), dann
• Aufrufen der Kommentarbearbeitung, dann
• Einfügen des Inhalts der Zwischenablage.

iAnnotate ist also (so lange es um die Kommentarfunktion geht) bei Weitem die komfortabelste PDF-App für das iPad.

In allen drei Apps lässt sich eine Liste der Kommentare anzeigen und bei iAnnotate kann man sogar eine Kommentarzusammenfassung (wie bei „richtigen“ PDF-Programmen) erzeugen.

Das Entfernen von Wasserzeichen kann ein Problem sein, wenn der Layouter den Text des Zeichens bereits im Layout-Programm in Pfade, also jeden Buchstaben in eine Grafik, umgewandelt hat. Dann erkennt Acrobat das Wasserzeichen nämlich nicht als solches. Es gibt dann in Acrobat keinerlei Möglichkeit, das Zeichen zu entfernen. Abhilfe schafft nur PitStop: per Suchen/Ersetzen von bestimmten Merkmalen der Buchstabengrafiken (z.B. Farbe).

Ansonsten gibt es bei den Seitenwerkzeugen (Acrobat 10) den Befehl „Wasserzeichen entfernen“.

Acrobat Vollprogramm: Gibt man einen Suchbegriff ein, dann wird die aktuelle Fundstelle zwar hervorgehoben, springt man zur nächsten, so ist die Markierung der ersten aber verschwunden. Überhaupt ist die auf diese Weise erzeugte Markierung sehr „flüchtig“, denn bereits ein Klicken auf die Seite mit dem markierten Begriff lässt die Markierung verschwinden.

Manchmal möchte man aber die gefundenen Begriffe sowohl dauerhaft als auch alle gleichzeitig im Dokument hervorheben, z.B. um das Dokument mit diesen Markierungen ausdrucken und dann bearbeiten zu können. Das geht tatsächlich!

Ausgenutzt wird dazu die Funktion „Text suchen und entfernen“, die sich im Werkzeugbereich „Schutz“ und hier bei der Gruppe „Inhalt schwärzen und entfernen“ befindet. (Dieses „Schwärzen“ heißt im Englischen übrigens „Redact“.) Das Markieren zum Schwärzen ist noch nichts Schlimmes, erst wenn man den Befehl „Schwärzungen anwenden“ wählt, wird eine Änderung am Dokument vorgenommen. M.a.W.: die Markierung zum Schwärzen nutzen wir aus, die Anwendung des Schwärzens nicht. „Text suchen und entfernen“ markiert zunächst nur zum Schwärzen, entfernt aber nicht sofort.

Die Markierungen sind ganz normale Grafik-Kommentare (Rechtecke), d.h., man kann die Kommentare in der Kommentarliste anzeigen lassen und alle Operationen auf sie anwenden, die bei Kommentaren möglich sind. Dazu gehört u.a., die Kommentare zusammenzufassen und die Zusammenfassung auszudrucken - das ist genau das, was man zum Bearbeiten auf Papier benötigt.

Besonders hilfreich:

Wählt man im Fenster der erweiterten Suche „Mehrere Wörter“, so wird ein Button angeboten, auf dessen Drücken hin sich ein weiteres Fenster öffnet, das die Möglichkeit bietet, eine ganze Liste von Wörtern zu importieren! Die Markierung zur Schwärzung wird dann auf Basis der kompletten Liste vorgenommen.

Anmerkung: Wahrscheinlich greift Autobookmark letztlich auf diese Funktion zurück, wenn es automatisch Begriffe markiert.

Funktioniert üblicherweise mit dem Befehl (Acrobat 10) Menü <Datei - Speichern unter - PDF mit reduzierter Größe>. Wenn die Datei jedoch maskierte Bilder enthält, kommt die Meldung, dass „Bilder mit Bildmasken nicht reduziert“ worden sind.

Maskierte Bilder sind solche mit Transparenz, und die können nur mit der Funktion „PDF-Optimierung“ verändert werden: Menü <Datei - Speichern unter - Optimiertes PDF>. In dem Fenster, das aufgeht, das Häkchen bei „Transparenz“ setzen und dann bei „Vorgabe“ „niedrige Auflösung“ wählen. OK.

Die PDF-Optimierung kann auch komplett als Ersatz für den Befehl „PDF mit reduzierter Größe“ genommen werden! Bei der Optimierung hat man die Möglichkeit, alle Parameter bewusst einzustellen, nicht nur die Kompatibilität.

• Bild (Foto) aus einer anderen PDF-Datei: dazu kann das Bild-Touch-Up-Werkzeug verwendet werden; das funktioniert allerdings nur bei Fotos, Grafiken (also Vektorgrafiken) werden vom Touch-Up-Werkzeug nicht erkannt.
• Grafik aus einer anderen PDF-Datei: dazu sind zwei Spezialfunktionen nötig:
  • Schnappschusswerkzeug: mit ihm kann jede beliebige Stelle einer PDF-Datei (Text, Foto, Grafik) in die Zwischenablage befördert werden, und zwar als Pixelbild
  • Stempelwerkzeug: gehört zu den üblichen Kommentarmöglichkeiten, aber das Stempelwerkzeug ist die einzige Kommentarfunktion, die Bildinhalte aus der Zwischenablage verarbeiten kann! Einfach den Befehl „Bild aus Zwischenablage als Stempel verwenden“ wählen! Falls der so eingefügte Stempel zu groß oder zu klein ist, kann er durch direktes Anfassen und Ziehen in seiner Größe verändert werden. Sollte der Wunsch bestehen, die PDF-Datei zu drucken, und zwar so, dass die Stempelbilder mitgedruckt werden, beim Drucken einfach wählen „Dokument und Stempel“ (eventuell zunächst andere Stempel, die nicht mitgedruckt werden sollen, entfernen).
• Bild (Foto) aus einem anderen Programm: am besten ausprobieren, ob das andere Propramm beim Kopieren ein Format in der Zwischenablage ablegt, das Acrobat versteht; falls ja, so vorgehen, wie oben beim Stempelwerkzeug beschrieben; falls nein: aus dem anderen Programm heraus zunächst eine PDF-Datei erzeugen; danach kann vorgegangen werden, wie oben beschrieben.

• in Acrobat 6 war es kein Problem, jedes beliebige Textstück (und somit erst recht jede Tabelle) als Tabelle zu kopieren: entsprechendes Werkzeug wählen, damit Bereich markieren, kopieren.
• ab Acrobat 7 gibt es das Tabellenmarkierungswerkzeug nicht mehr. Nun muss mit dem allgemeinen Markierungswerkzeug markiert werden und anschließend per rechter Maustaste: ausgewählten Text als Tabelle kopieren.
  • Handelt es sich beim markierten Bereich um eine Tabelle, ist alles ok.
  • Interessant wird die Funktion aber eigentlich erst, wenn man damit beliebige Textstücke als Tabelle kopieren kann (was in Acrobat 6 keine Probleme bereitet). Eine Anwendung sind z.B. Zeilennummern, die in Word erzeugt wurden und nun in der PDF-Datei neben dem Text stehen. Ziel: gesamte Seite in Tabelle umwandeln, sodass die Zeilennummern als echte Nummern zur Verfügung stehen und evtl. mit Klammern versehen werden können. Das Problem: Acrobat versucht sozusagen im Nachhinein Tabelleneigenschaften des markierten Textes zu erkennen. Und wenn es die nicht findet, kopiert es den Text nicht als Tabelle (trotz des gewählten Befehls), sondern als üblichen Text! Lösung: In vielen Fällen sind die Zeilen zu eng beieinander, was also heißt: in der Ausgangs-Textdatei (in Word oder OpenOffice) einen größeren Zeilenabstand (z.B. 1,5-fach) einstellen; wird diese Datei dann in PDF umgewandelt, hat Acrobat keine Probleme mehr, die Tabelleneigenschaften zu erkennen! Die Datei lässt sich dann auch komplett gleich in eine Exceldatei umwandeln!
• Acrobat 6 hat den Vorteil, dass man durch die Wahl des speziellen Tabellenwerkzeugs das Programm dazu zwingt, jeden markierten Text als Tabelle zu sehen.
• Während sich die Versionen Acrobat 8 und 9 wenigstens noch annähernd so verhalten wie die Version 7, ist bei Acrobat 10 die Tabellenfunktion noch einmal schlechter geworden! Hier ist es gar nicht mehr möglich, eine Tabelle direkt als Tabelle zu kopieren, d.h. den Befehl „ausgewählten Text als Tabelle kopieren“ gibt es nicht mehr. Er wurde ersetzt durch „Mit Formatierung kopieren“ bzw. „Auswahl exportieren als“. Im ersten Fall werden abhängig von den Voreinstellungen (zum Seitenlayout) Fließtext oder Textrahmen für die Inhalte der Tabellenzellen erzeugt, im zweiten Fall („Auswahl exportieren als“) kann man zwar eine Excel-Datei erzeugen lassen, diese enthält aber u.U. keine mehrspaltige Tabelle, sondern der gesamte ursprüngliche Tabelleninhalt ist in einer Excel-Zelle oder zumindest in einer einzigen Excel-Spalte enthalten. D.h. bei Acrobat 10 lassen sich Tabellen nicht mehr vernünftig herauskopieren. Es bleibt im Grunde nur der Umweg über Acrobat 6 oder aber über ein Acrobat-Alternativ-Programm bzw. OCR:
  • Die Acro-Alternative NitroPDF lässt sich so einstellen, dass beim Abspeichern der gesamten PDF-Datei im RTF-Format Tabellen als solche erkannt und reproduziert werden.
  • Der Abby Screenshot Reader erzeugt aus PDF-Tabellen per OCR Word-Tabellen.
• Soll ein beliebiges Textstück als Tabelle kopiert werden, gibt es nur eine Möglichkeit: Acrobat 6!

Ein direktes Speichern einer Acrobat-Datei als Bild-PDF ist nicht möglich! Es sind zwei Schritte nötig:

• Abspeichern der Datei im Format einer Bild-Datei, also im jpg- odder tif-Format; dabei werden alle Seiten als Einzeldateien gespeichert.
• anschließend Öffnen der ersten Seite direkt mit Acrobat; dabei wird das Bild-Format automatisch in PDF umgewandelt, aber eben jetzt eine PDF-Datei, die nur aus Bilddaten besteht; nun einfach alle anderen Seiten hinter erste Seite einfügen. Das war's.

Es gibt verschiedene Gründe für Bild-PDFs:

• es soll sichergestellt werden, dass Schriften keine Probleme bereiten
• Datei soll geschützt werden: wenn als Bild, dann keine Änderung oder Entnahme von Information möglich

Die Bilddateien der Einzelseiten lassen sich auch gut in Programme wie Word einbauen, die nicht in der Lage sind, echte PDF-Daten zu verarbeiten (z.B. auch ältere Quark-Versionen).

Gegeben sei der folgende recht häufige Fall: Bilder sind in Word-Datei eingebaut, diese soll für den Layouter aufbereitet werden, wozu auch gehört, dass die Bilder aus der Datei „herausgezogen“ und möglichst einzeln abgespeichert werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass sich die technische Qualität der Bilder beim „Vereinzeln“ nicht verschlechtert, dass also u.a. die Formatmerkmale (Pixelbild, Vektorgrafik usw.) erhalten bleiben. Ziel: Die Einzelbilder sollen in einem Bildbearbeitungs- oder Illustrationsprogramm bearbeitet werden können.
Würde man die Bilder einfach aus Word herauskopieren und in ein Bildbearbeitungs- oder Illustrationsprogramm einfügen (was prinzipiell geht), so käme es zu großen Qualitätseinbußen. Was tun?
Eine sehr gute Möglichkeit besteht darin, die Word-Datei in eine PDF-Datei umzuwandeln und dann die Bilder in Photoshop (Bildbearbeitungsprogramm) oder Illustrator (Illustrationsprogramm) einzuladen, zu bearbeiten und anschließend als Einzelbilder abzuspeichern. Die so bearbeiteten Bilder könnten sogar, wenn wir das möchten, wieder in die ursprüngliche Word-Datei importiert werden, um die vorherigen Bildversionen zu ersetzen.
Das Schema wäre also:

Word -->  PDF -->  Photoshop oder Illustrator  -->  Einzeldateien  -->  Word (oder Layoutprogramm)

Was ist dabei zu bachten? Ganz wichtig: Immer wenn die Zwischenablage verwendet wird, können Bildmerkmale verloren gehen, kann es zu Qualitätsverlusten kommen. Aber vielleicht gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Bilder in der Zwischenablage landen können, oder lässt sich die Zwischenablage ganz umgehen?
Für Pixelbilder lässt sich die Änderung der Bildqualität mit Photoshop schnell feststellen:

• Mit dem Bildauswahlwerkzeug (dann in die Zwischenablage) bleiben am wenigsten Originaleigenschaften erhalten.
• Das Schnappschuss-Werkzeug (ebenfalls Zwischenablage) liefert dagegen sehr gute Ergebnisse, und zwar immer dann, wenn nach der Auswahl in der PDF-Datei die Bildvergrößerung nicht verändert wird; die direkte Übernahme der Schnappschuss-Kopie nach Photoshop führt dazu, dass in Photoshop das „Zauberwerkzeug“ funktioniert (Bildbereiche können auf einmal markiert werden)! Kopiert man dagegen ein vergrößertes Bild in die Zwischenablage, so gehen die Bildbereichsinformationen verloren. D. h., es kommt in der PDF-Datei sehr auf die Reihenfolge der Anwendung des Schnapschuss-Werkzeugs und der Bildvergrößerung an: immer zuerst Bild vergrößern, dann Schnappschuss machen – nicht umgekehrt!
• Eine sehr komfortable Möglichkeit bietet die Funktion „Alle Bilder exportieren“ oder auch der Export eines einzelnen mit dem Bildauswahlwerkzeug angeklickten Bildes (nach Anklicken rechte Maustaste: „Bild speichern unter“): Man kann in gewissen Grenzen das Format des/der Bildes/Bilder wählen (z.B. bmp, tif oder jpg) und den Ordner bestimmen, in dem die Bilder landen sollen. Die Originalbildeigenschaften bleiben alle erhalten.
• Ebenfalls sehr gute Ergebnisse werden erzielt, indem die PDF-Datei direkt von Photoshop aus geöffnet wird (allerdings hat man dann keinen Vergrößerungseffekt; der müsste nachträglich durch eine Neuberechnung der Bildpixel erzeugt werden).

Was für Pixelbilder gilt, trifft ähnlich auf Vektorgrafiken zu. Hier gibt es einen Hauptunterschied: Weder das Bildauswahlwerkzeug noch die Funktion „Alle Bilder exportieren“ funktionieren/wirken, d. h., es bleiben nur die Wege über das Schnappschuss-Werkzeug und das direkte Öffnen der PDF-Datei aus Illustrator (oder Freehand oder Corel Draw). Was passiert dabei?

• Durch das Schnappschuss-Werkzeug werden Vektorgrafiken in Pixelgrafiken umgewandelt; d. h. ihr Vektorcharakter geht verloren; aber es entstehen bei Linien keine Graustufen (wobei Schriften aber in Grauwerte umgesetzt werden) und die Auflösung des Schnappschusswerkzeugs lässt sich auf max. 720 dpi festlegen, was eine gute Bildqualität sicherstellt.

• Optimale Ergebnisse lassen sich nur mit der Methode „Direktes Öffnen der PDF-Datei“ erzielen. Dabei bleibt der Vektorcharakter vollständig erhalten, und die Beschriftungen sind entweder Pfade oder sogar editierbar; außerdem wird die Originalauflösung des Bildes nicht angetastet (war sie hoch, dann bleibt sie so).

Wichtig: Man kann eine PDF-Datei direkt von Photoshop oder Illustrator aus öffnen! Das geht aber nicht mit einer Word-Datei!

Mit Programmen wie dem Abby ScreenshotReader oder SnagIt lassen sich sehr komfortabel von allen Bildschirminhalten Pixelbilder erzeugen.

Beim Abby ScreenshotReader, der vielleicht eines der universellsten Programme überhaupt ist (und deswegen auf den Rechner eines jeden Lektors gehört; Preis: ca. 40 EUR), weisen die Screenshot-Bilder allerdings eine Auflösung von nur 96 dpi auf. Die Auflösung lässt sich durch keine Voreinstellung beeinflussen. Man müsste die so gewonnenen Bilder also nach dem Einfügen in Word wenigstens um einen Faktor 1,41 (Wurzel aus 2) oder besser 1,73 (Wurzel aus 3) verkleinern, um auf eine für das Drucken passable Auflösung (von wenigstens 200 dpi) zu kommen. Prinzipiell geht das zwar, aber es ist ziemlich umständlich. Falls jedoch Drucken kein Thema ist und die Bilder nur für Online-Zwecke oder E-Books geeignet sein sollen, würde die Auflösung von 96 dpi ausreichen.

Professioneller zeigt sich SnagIt: Hier kann die Auflösung beeinflusst werden. Man kann sie z.B. auf 300 dpi (oder höher) einstellen und diese Einstellung in einem Profil abspeichern. Das Programm kostet etwa 100 EUR; wer häufig mit Bildern aller Art in Word zu tun hat, sollte die Anschaffung nicht scheuen. Mit SnagIt lassen sich – das wäre ein weiteres Argument – auch Screenshots von aufgeklappten Menüs machen (was auf andere Weise nicht hinzubekommen ist).

Acrobat ist gut, wenn es darum geht, Vektorgrafiken oder aus mehreren Teilen zusammengesetzte Grafiken in Pixelgrafiken umzuwandeln und dabei eine gute Qualität zu erzielen. Und das alles, ohne Photoshop oder Illustrator verwenden zu müssen.

Eine gute Alternative dazu wäre SnagIt. Das Programm müsste man zwar extra kaufen, aber es bietet beim Umwandeln von Vektorgrafiken in Pixelbilder oder Komplexbildern in Gesamtbilder einen deutlich höheren Komfort.

Screenshotprogramme sind vor allem gut, wenn es darum geht, programm-unabhängig Screenshots zu machen. SnagIt hat gegenüber Abby Screenshot Reader den Vorteil, auch aufgeklappte Menüs aufnehmen zu können.

Also: wenn es Richtung Druck geht (hohe Auflösung), sollte die Vereinzelung von Word-Grafiken über Acrobat oder SnagIt laufen, wenn dagegen eine elektronische Publikation ins Auge gefasst ist, kann die Bildvereinzelung grundsätzlich mit Screenshot-Programmen vorgenommen werden, wobei dann auch Abby Screenshot Reader in Frage kommt; Screenshot-Programme sind in der Handhabung komfortabler und schneller als Acrobat.

Es wäre schön, wenn das ginge! Das Tool, das verspricht, genau dieses zu können - Compose - gibt es nicht mehr. Es ist vor einigen Jahren von www.imagesolutions.com übernommen worden und heißt dort jetzt ISIToolbox (www.imagesolutions.com/isitoolbox). Die Probeinstallation zeigt jedoch sehr schnell, dass die gewünschte Indexfunktion nicht existiert. Man kann zwar im Prinzip einen Index erzeugen, aber was herauskommt, ist eine Liste ausschließlich von Begriffen, die genau so geschrieben im Text vorkommen, also nichts als eine Wortfindeliste. Wenn ein reines Stichwortregister das Ziel ist, könnte man damit allerdings tatsächlich etwas anfangen!

Das Prinzip der entsprechenden Funktion von ISIToolbox besteht darin, markierte Begriffe als Bookmarks zu setzen und zu verwalten. Die Liste der Bookmarks kann alphabetisch oder nach Seitenzahlen sortiert und exportiert werden, und zwar direkt im Excel-Format. In der so entstehenden Excel-Datei könnte man dann alles Überflüssige herauswerfen. Aber das Gesamtverfahren (die Begriffe müssen ja auch erst markiert werden; obwohl: man kann auch eine Konkordanzliste anbieten) ist viel zu zeitaufwändig im Vergleich zum „normalen“ Separate File Indexing.

Alles Weitere: siehe unter Indexing mit Acrobat.

siehe InDesign

Aus der allgemeinen Adobe-Hilfe:

• Farbprofile werden beim Installieren eines neuen Geräts dem System hinzugefügt. Außerdem können Sie Geräteprofile auch von Ihrem Dienstleister erhalten, aus dem Internet herunterladen oder mit professioneller Profilausrüstung benutzerdefinierte Profile selbst erstellen.

• Klicken Sie unter Windows ein Profil mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Profil installieren“. Sie können die Profile auch in den Ordner „WINDOWS\system32\spool\drivers\color“ kopieren.

• In Mac OS kopieren Sie die Profile in den Ordner „/Library/ColorSync/Profiles“ oder in den Ordner „/Benutzer/[Benutzername]/Library/ColorSync/Profiles“.

• Nach der Installation von Farbprofilen müssen Sie die Adobe-Anwendungen neu starten.

Dazu den Preflight aufrufen und hier bei PDF-Korrekturen den Punkt Nach Graustufen konvertieren wählen. Dann auf „Prüfen und korrigieren“ gehen.

Alternativ kann bei Digitaldruck und Online-Publishing der Punkt Digitaldruck (S/W) gewählt werden.

Lesezeichen können auf drei unterschiedliche Weisen erzeugt werden:

1. Indem bereits im Ur-Programm (Word, InDesign usw.) die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden (in den jeweiligen PDFMakern); bei Word kann man z.B. im Acrobat-PDFMaker einstellen, dass alle Überschriften in Lesezeichen umgewandelt werden.
2. Manuell: In allen guten PDF-Programmen kann der Lesezeichenbereich aufgeklappt und dort der Befehl „Neues Lesezeichen“ gewählt werden.
3. Automatisch: Im Acrobat-Vollprogramm steht im Lesezeichenbereich (und bei den Dokumentverarbeitungswerkzeugen) der Befehl „Lesezeichen aus Dokumentstruktur“ zur Verfügung. Die Dokumentstruktur wird durch Tags beschrieben, die auf irgendeine Weise in das PDF hineingebracht wurden (s.u.). Wählt man den Befehl, können die Tags angeklickt werden, die berücksichtigt werden sollen. Das kann hilfreich sein, wenn man selbst nicht über die Originaldatei verfügt (z.B. die Original-Word-Datei) und in der erzeugten PDF-Datei (aus welchen Grund auch immer) zwar keine Lesezeichen, aber Tags enthalten sind.

Eine vierte Möglichkeit besteht darin, Zusatztools wie Autobookmark zu verwenden, die allein auf Basis von Schriftkriterien (Schriftgröße, -art, -schnitt) Lesezeichen erzeugen können.

Tags können auf unterschiedliche Weise in ein PDF-Dokument hineinkommen:

• Beim Erzeugen der PDF-Datei (mit einem PDF-Maker) wird die Erzeugung von Tags gewählt. Möglich ist das mit den Acrobat-PDF-Makern in Word und InDesign (auch FrameMaker), ebenso mit dem Befehl „Speichern unter PDF“ direkt aus Word heraus.
• Manuell: Man klappt in Acrobat den Tag-Arbeitsbereich auf, geht im PDF-Dokument zu einer Textpassage und wählt „Neuer Tag“.
• Automatisch: PDFs, die per Druckbefehl erzeugt wurden, enthalten von Hause aus keine Tags. Man kann aber Acrobat veranlassen, nachträglich Tags einzubauen: Tag-Arbeitsbereich aufklappen und den Befehl „Tags zu Dokument hinzufügen“ wählen. Daraufhin geht Acrobat das Dokument durch und entscheidet auf Basis von Absatzabständen und Schriftgrößen, wo welcher Tag vergeben werden soll!

Benannte Ziele können in Verknüpfungen anstelle von Seitenangaben als Ziele verwendet werden. Ein benanntes Ziel kann ein Buchstabe, ein Wort, ein Absatz oder auch ein grafisches Objekt sein.

Kennzeichen eines jeden benannten Ziels sind:

• der Name, der für das Ziel vergeben wird
• die Seite, auf der sich das Ziel befindet.

Wichtig:

• Es ist nicht so, dass der Link tatsächlich genau zum Ziel-Objekt führt, sondern man gelangt nur zu der Seite, auf der sich das Objekt befindet! Da jedes benannte Ziel als ein Merkmal die Seitenangabe enthält, wird die Acrobat-Aktion „Gehe zu Seitenansicht“ sozusagen überdeckt durch den Namen des Ziels, letzten Endes wird aber nichts anderes gemacht als zu der Seitenansicht zu gehen, die in der Defintion des benannten Ziels festgehalten ist. Benannte Ziele dienen also, wenn man so will, als Vermittler von einer Quelle zu einer Seite.

• Die in der Definition des benannten Ziels festgehaltene Seitenangabe ist dynamisch; sie verändert sich automatisch, sobald im PDF-Dokument Seiten gelöscht (außer der Seite, auf der sich das Ziel befindet!) oder hinzugefügt werden. D.h. steht z.B. in der Definition des benannten Ziels „Umweltkomplexität“ die Seitenangabe „5“, dann führt die Verknüpfung auch dann zu diesem Ziel, wenn nach Seite 4 noch zwei Seiten eingefügt wurden. Das ursprüngliche Objekt „Umweltkomplexität“ befindet sich jetzt auf der neuen Seite 7, und genau diese Seitenangabe wird in der Definition des benannten Ziels dynamisch nachgeführt. Mit anderen Worten: Beim nachträglichen Einfügen von Seiten führt ein benanntes Ziel immer zum richtigen Objekt. Werden Seiten gelöscht, so läuft dieselbe Dynamik ab - mit einer Ausnahme: wird die Seite gelöscht, auf der sich das benannte Ziel befindet, so sind alle Links, die zu diesem Ziel führten, „tot“.

Aufgepasst: In der Acrobat X Bible heißt es, die dynamische Nachführung sei ein Alleinstellungsmerkmal von benannten Zielen, was anders herum bedeuten würde, dass direkte Seitenangaben als Ziele oder Lesezeichen sich anders, also starr, verhalten würden. Eigene Versuche zeigen jedoch, dass das nicht stimmt!! Es scheint vielmehr so zu sein, dass sich alle Typen von Zielen und Lesezeichen bzgl. Einfügen oder Löschen von Seiten absolut identisch verhalten: Seitenangaben in den Linkdefinitionen werden dynamisch nachgeführt, Löschen der Seite mit dem Ziel führt zu „dead links“.

Immer dann, wenn Links nicht automatisch (mit Hilfe von Programmen wie AutoBookmark) gesetzt werden können, bietet sich die Verwendung von benannten Zielen an, und zwar aus einem ganz praktischen Grund: Zum Setzen von Links kann man die Liste der benannten Ziele im Navigationsbereich aufklappen und so die Verknüpfung viel schneller herstellen, als wenn man jedesmal zur Seite hingehen müsste!

• Das, was Acrobat immer eindeutig bekannt ist, ist die Seitenorganisation eines PDF-Dokuments. Daher kann man einem PlugIn wie AutoBookmark auch sagen: Nimm alle Zahlen, die du z.B. im IHV findest und verlinke sie automatisch mit den entsprechenden Seiten.
• Bei Text sieht das ganz anders aus. Sollen z.B. in einem Index alle Querverweise mit Links versehen werden, so greift kein Automatismus, denn man muss sich klar machen: Ein Link ist einfach nur eine Box, die sich bei gewissen Koordinaten auf einer Seite befindet; mit einem irgendwie gearteteten Inhalt hat die Box nichts zu tun. AutoBookmark hat bei Textinhalten - anders als bei Zahlen - keine Chance, die Stellen auf einer Seite zu finden, die verlinkt werden sollen. D.h. alle Querweise eines Registers müssen manuell mit Links versehen werden. Und dabei hilft es immens, wenn man einfach auf das benannte Ziel in der Zielliste klicken kann.

• Arbeitsbereich mit benannten Zielen aufklappen (links)
• Verknüpfungswerkzeug anklicken
• Rahmen um Quelle ziehen; das Fenster für Verküpfungen geht auf
• bei „Verknüpfungsaktion“ muss „Gehe zu einer Seitenansicht“ gewählt sein; auf Button „Weiter“ drücken
• im nächsten Fenster („Gehe-zu-Ansicht erstellen“) nichts machen, sondern das benannte Ziel links doppelklicken; das Fenster schließt sich und der Link ist erstellt

Acrobat „sieht“ externe Ziele anscheinend auf zweifache Weise: einmal „oberflächlich“, zum anderen „tief“.

Fährt man mit der Maus über eine URL (also z.B. www.wgv-net.de), so zeigt Acrobat diese Internetadresse als Ziel an. Wenn man draufklickt, wird der Standardbrowser aufgerufen und die URL gewählt. Acrobat erkennt also anhand der Schreibweise der Textstelle, dass es sich um einen Link ins Internet handelt. Dieses Erkennen entspricht dem oberflächlichen Blick.

Wählt man das Werkzeug „Link hinzufügen oder bearbeiten“ und klickt auf den oberflächlich erkannten Link, so kann man sich dessen Eigenschaften anzeigen lassen. Bei „Aktionen“ kann die Webverknüpfung überprüft werden. Dabei kann sich herausstellen, dass die Webverknüpfung eine andere URL hat als die an der Oberfläche sichtbare Textstelle. Die Webverknüpfung auf dem Reiter „Aktionen“ entspricht dem tiefen Blick von Acrobat. Bei Nichtübereinstimmung beider URLs kommt es zu einem Konflikt, den Acrobat selbst evtl. sogar noch lösen kann, indem es sich beim Draufklicken auf die Textstelle für eine der beiden Varianten entscheidet.

Spätestens aber, wenn die PDF-Datei für einen E-Book-Reader nutzbar sein soll, wird es zu echten Problemen kommen. E-Book-Reader-Software benötigt immer eine korrekte Webverknüpfung, wie sie auf dem Reiter „Aktionen“ eingestellt werden kann.

Um bei einem PDF-Dokument für korrekte Verlinkung zu sorgen, sind zwei Dinge vonnöten:

1. Anwenden der Funktion „Verknüpfungen aus URLs erstellen“. Diesen Befehl findet man unter <Werkzeuge - Dokumentverarbeitung>. Man sollte diesen Befehl immer aufrufen, bevor die Datei als E-Book-PDF freigegeben wird, denn sie sorgt dafür, dass wirklich alle im Text auftauchenden URLs von Acrobat gefunden werden und aus ihnen eine Webverknüpfung erstellt wird. Enthalten entweder die URL im Text oder eine bereits vorhandene Webverknüpfung einen Fehler, so überspringt diese Funktion die Textstelle. Zur endgültigen Aufbereitung ist der nächste Punkt noch wichtig.
2. Prüfen des Dokuments in Adobe Digital Editions (ADE). Dazu ADE starten und die PDF-Datei der Bibliothek hinzufügen. Dann einfach alle Links ausprobieren. Falls ein Link nicht funktioniert, zurück in Acrobat gehen und den tiefen Link bearbeiten.