• PDF-XChange ist eines der wenigen PDF-Programme, das den Austausch von Kommentaren zwischen Dokumenten zulässt.
• Wird die Kommentarbox einfach angeklickt, während sie geschlossen ist, und dann kopiert, bleibt der Typ des Kommentars (z. B. Hervorhebenmarkierung) beim Einfügen erhalten; das gilt sowohl innerhalb eines Dokuments als auch zwischen Dokumenten. Beim Einfügen erhält die Box Koordinaten, die in der Nähe der ursprünglichen liegen (immer auf die linke obere Ecke einer Seite bezogen). Nachteil: Handelt es sich um eine Box vom Typ „geschlossener Kommentar“ (wie z. B. die Hervorhebenmarkierung), kann sie nicht verschoben werden.
• Wird eine geschlossene Kommentarbox doppelgeklickt, kann ihr Textinhalt ausgewählt und kopiert werden; anschließend können zwei Dinge gemacht werden:
  • man wählt einfach direkt Strg-v: nun wird automatisch eine Textbox mit dem Textinhalt erzeugt; das gilt sowohl innerhalb eines Dokuments als auch zwischen Dokumenten: Vorteil der Textbox: sie kann verschoben werden; auf diese Weise lässt sich die Box in der Nähe der Textstelle positionieren, zu der sie gehört.
  • man erzeugt zunächst einen Kommentartyp der Wahl und fügt den Text aus der Zwischenablage hier ein.
• Konsequenz für das PDF-Indexing: Die Kommentare (letztlich die Index-Einträge) können vom PDF der Vorauflage in das aktuelle PDF übertragen werden!

• Schaltfläche „Anmerkungen bearbeiten“ wählen
• nun mit gedrückter linker Maustaste über die gewünschten Kommentare streifen
• rechte Maustaste und dann z. B. „Format - Standardeinstellungen übernehmen“

Das Verfahren ist insbesondere geeignet, mehreren Textboxen auf einmal ein gewünschtes Format zuzuweisen.

Auf der Registerkarte „Umwandeln“ befindet sich die Schaltfläche „Farben umwandeln“. Es geht das gleichnamige Fenster auf, in dem alle benötigten Einstellungen vorgenommen werden können:

• Objektart: Auswahl zwischen „Beliebiges Objekt“, „Bild“, „Strichzeichnung“, „Text“ und „Weicher Schatten“
• Farbraum: Auswahl zwischen „Beliebiger Farbraum“, verschiedene RGB-Einstellungen, verschiedene CMYK-Einstellungen, „Graustufen“ und Weiterem
• Minimale Textgröße„, „Maximale Textgröße“ (hier können Punkt-Werte gewählt werden)
• Aktion: z. B. „Zu Profil umwandeln“
• Profil: z. B. „Black & White“, „Gray Gamma 2.2“, verschiedene RGB-Profile, verschiedene CMYK-Profile
• Fokus: hier wird in den meisten Fällen die Standardeinstellung „Fokus aus dem Dokument“ die richtige sein.
• Seitenbereich:
  • Alle
  • Aktuelle Seite
  • Seiten: hier können einzelne Seiten oder Seitenbereiche angegeben werden

Beispiele:

• Umwandlung aller Farbbilder in Grauwerte: Objektart „Bild“, Farbraum „Beliebiger Farbraum“, Aktion „Zu Profil umwandeln“, Profil: „Gray Gamma 2.2“, Fokus: „Fokus aus dem Dokument“, Seitenbereich: „Alle“
• Umwandlung aller Schriftfarben in Grauwerte: Objektart „Text“, Farbraum „Beliebiger Farbraum“, Aktion „Zu Profil umwandeln“, Profil: „Gray Gamma 2.2“, Fokus: „Fokus aus dem Dokument“, Seitenbereich: „Alle“

Die entsprechende Funktion ist im Kontextmenü der „Vorschau“ zu finden. Die Vorschau wird per Strg-t oder Menü <Ansicht - Leisten - Vorschau> zum Vorschein geholt. Dann das Kontextmenü aufklappen und den Punkt „Weitere Seitenoperationen“ wählen; es geht ein Untermenü auf, in dem der Punkt „Seiten nummerieren“ am unteren Ende zu finden ist.

Damit die Seitenzahlen so angezeigt werden wie gewünscht, muss außerdem eingestellt werden:

• Menü <Datei - Einstellungen - Seitenanzeige - Häkchen bei „Logische Seitenzahlen verwenden“ setzen>

Diese Funktion ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein als PDF vorliegender Index konvertiert werden soll. Die meisten Indexe haben mehr als eine Spalte (üblich sind zwei oder drei Spalten), und es ist mit keinem mir bekannten PDF-Programm und ebensowenig mit einem Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm möglich, eine Konvertierung so vorzunehmen, dass alle Spalten in der korrekten Reihenfolge hintereinander linear angeordnet werden. Es bleibt nichts anderes übrig, als jede Spalte einzeln im PDF-Programm zu markieren und in ein Textverarbeitungsprogramm (und hier an der richtigen Stelle, nämlich hinter der vorherigen Spalte) einzufügen. Das kann bei längeren Indexen sehr mühsam und zeitaufwändig sein.

PDF-XChange scheint das einzige PDF-Programm zu sein, mit dem man die Inhalte einer Seite auf neue Seiten verteilen kann, wobei der „Rest“ einer Seite immer korrekt hinter dem Bereich angeordnet wird, der auf einer neuen Seite platziert wird.

Der Befehl ist zugänglich unter [Ansicht - Leisten - Vorschau - Einstellungen - Weitere Seitenoperationen - Seiten aufteilen]

Gut ist auch, dass man die Seitenaufteilung auf ausgewählte Seiten beschränken kann. Das ist zum Beispiel bei einem dreispaltigen Index nötig. Denn nachdem auf den Ursprungsseiten die erste Spalte markiert und ihr Inhalt auf neue Seiten verteilt wurde, liegen zwischen diesen Einspaltenseiten die Reste der alten Seiten, also Seiten mit zwei Spalten. Diese können/müssen manuell per Strg-Click ausgewählt werden, und dann kann der Aufteilungsbefehl auf diese ausgewählten Seiten angewandt werden. Danach liegen nur noch Einspaltenseiten (in der korrekten Reihenfolge) vor.

Diese reine Einspalten-PDF kann dann wie üblich in eine Word-Datei konvertiert werden. In der Word-Datei erscheinen alle Spalten in der richtigen Reihenfolge hintereinander. Jetzt müssen hier nur noch überflüssige Textschnipsel (die u. a. von den Kopf-und Fußzeilen herrühren) bereinigt werden. Danach kann die Datei so aufbereitet werden, dass sie sich problemlos an Excel übergeben lässt.

Um einen mit der Maus markierten Text hervorzuheben, kann dem Befehl „Text hervorheben“ ein Tastenkürzel zugewiesen werden. Danach braucht nur noch dieses Kürzel betätigt zu werden, man muss nicht mehr mit der Maus den Befehl im Menüband anklicken. Die Zuweisung geschieht folgendermaßen:

1. Menü [Hilfe - Symbolleisten anpassen]
2. Reiter „Befehle“ wählen
3. unter „Anmerkungen“ den Befehl „Text hervorheben“ wählen und auf „Eigenschaften“ gehen
4. jetzt Tastenkürzel zuweisen, abhaken und OK.

Dieses Tastenkürzel kann auch in einem MacroExpress-Makro aufgerufen (also in den Code eingebaut) werden.

Wenn es nicht möglich ist, den Inhalt von Kommentarfenstern zu kopieren, kann es am sog. Exklusivmodus liegen:

• Im Start-Menü die Hand wählen und dann im Menüpunkt „Format“ auf die Eigenschaften klicken (sind auch evtl. gleich nach dem Klick zu sehen), dann den Exklusiven Modus ausschalten.

• per Strg-f das Suchen-Fenster aufrufen
• den kleinen Pfeil auf der linken Seite anklicken
• es kommt der Ersetzen-Streifen zum Vorschein